Facturas, nóminas, contratos, declaraciones y expedientes de clientes. En una asesoría-gestoría, la documentación forma parte de prácticamente todas las tareas. Cuando imprimir, escanear o archivar exige demasiados pasos, el equipo pierde tiempo que podría dedicar a atender consultas y resolver gestiones.
Si buscas impresoras multifunción para gestorías en Gipuzkoa, conviene mirar más allá de la velocidad de impresión. La seguridad de los documentos, el consumo y la conexión con tus procesos de trabajo también cuentan.
La serie de Canon imageFORCE reúne funciones de impresión y digitalización para facilitar el trabajo diario de la oficina. Desde Canon Gipuzkoa, te mostramos cinco aspectos que merece la pena valorar.
1. Más productividad al imprimir y escanear documentos
En los momentos de mayor carga de trabajo, compartir una impresora puede convertirse en un punto de espera. Preparar documentación para una reunión o digitalizar un expediente no debería frenar al resto del equipo.
La propuesta de la serie imageFORCE incluye impresión de hasta 65 páginas por minuto y escaneo a doble cara en una sola pasada, según el modelo y la configuración.
En una asesoría, estas prestaciones pueden facilitar tareas como digitalizar contratos por ambas caras o preparar documentación para varios clientes. La clave está en elegir una capacidad adecuada al volumen real del despacho.
Además, Canon destaca la facilidad de uso y la conectividad, dos factores relevantes cuando varias personas utilizan el mismo equipo.
2. Control de costes de impresión en la asesoría
El coste de imprimir no se limita al papel y al tóner. También influyen el consumo energético, las incidencias y el tiempo que el personal dedica a resolverlas.
Las funciones de mantenimiento predictivo basadas en inteligencia artificial que recoge el carrusel están orientadas a anticipar necesidades de mantenimiento. Junto con un consumo energético ajustado, pueden contribuir a una gestión más eficiente del equipo.
Para valorar una solución de impresión profesional, conviene revisar:
- Cuántas páginas imprime el despacho al mes.
- Qué proporción necesita color.
- Cuánto se utiliza el escáner.
- Qué mantenimiento y asistencia incluye la propuesta.
Este análisis permite dimensionar la solución y valorar el coste de uso con más criterio.
3. Seguridad documental para información confidencial
Una gestoría trabaja a diario con información que requiere especial cuidado. Por eso, la seguridad documental también debe formar parte de la elección de la impresora.
La autenticación de usuarios, el control de acceso y el cifrado de datos son prestaciones que ayudan a proteger el uso del dispositivo y la información que gestiona.
Su utilidad depende de cómo se configuren. Conviene definir quién puede utilizar determinadas funciones, revisar los permisos y establecer pautas para recoger y archivar la documentación.
Por ejemplo, al preparar un expediente laboral, tan importante como imprimirlo correctamente es controlar quién puede acceder a sus documentos. Incorporar estas medidas al funcionamiento habitual del despacho refuerza la protección de la información.
4. Digitalización de documentos conectada con tus procesos
Escanear un documento es solo una parte del trabajo. Después hay que guardarlo en el lugar adecuado, identificarlo y dejarlo disponible para quien lo necesita.
El escaneo a múltiples destinos y la compatibilidad con distintos formatos de archivo permiten adaptar la digitalización a diferentes tareas de la oficina. Las posibilidades concretas deben comprobarse según el equipo, el software y la configuración elegidos.
Un ejemplo: al recibir documentación de un cliente, el despacho puede definir un procedimiento para escanearla y enviarla a una ubicación autorizada, con criterios comunes de nombres y organización.
Así, la gestión documental en gestorías se apoya en un proceso coherente que facilita localizar y utilizar la información.
5. Uso más responsable del papel y la energía
La sostenibilidad también se trabaja con decisiones cotidianas: imprimir a doble cara, evitar copias innecesarias y digitalizar los documentos que no necesitan circular en papel.
La serie imageFORCE incorpora un enfoque de menor consumo energético y uso de materiales reciclados. Para comparar opciones, es recomendable revisar los datos del modelo concreto y su adecuación al ritmo de trabajo del despacho.
Combinar un equipo apropiado con buenos hábitos de impresión ayuda a aprovechar mejor los recursos de la oficina.
Elige una solución de impresión para tu gestoría en Gipuzkoa
La mejor elección depende de tus necesidades: volumen de documentos, número de usuarios, requisitos de seguridad y procesos de archivo.
En Canon Gipuzkoa, ofrecemos equipos y soluciones de impresión, además de consultoría IT, servidores, ciberseguridad y cloud backup. Esta oferta permite abordar las necesidades tecnológicas del despacho con un mismo proveedor.
¿Quieres saber qué puede aportar Canon imageFORCE a tu gestoría? Llámanos al 943 218 800 y cuéntanos cómo trabajáis. Te ayudaremos a valorar una solución adaptada a tu oficina.