Septiembre supone para muchas empresas una vuelta a la rutina. Regresan los equipos, se retoman proyectos, aparecen nuevas prioridades y comienza uno de los periodos más intensos del año.
Pero volver a la actividad, no debería significar simplemente continuar donde lo dejamos.
Es también un buen momento para hacerse una pregunta: ¿tenemos realmente preparada nuestra empresa, desde el punto de vista tecnológico, para afrontar los próximos meses?
La tecnología está presente en prácticamente todos los procesos de una organización. Imprimimos y digitalizamos documentos, compartimos información, trabajamos desde diferentes ubicaciones, utilizamos aplicaciones en la nube, colaboramos mediante videoconferencia y manejamos datos que necesitan estar protegidos.
Por eso, contar con una buena estrategia de tecnología para empresas ya no consiste únciamente en disponer ordenadores, impresoras o determinadas aplicaciones. Se trata de conseguir que todas esas soluciones funcionen de manera coordinada para crear un entorno de trabajo más eficiente, seguro, conectado y fácil de gestionar.
En Canon Gipuzkoa agrupamos en 7 grandes bloques tecnológicos algunos de los aspectos que consideramos fundamentales para conseguirlo:
1. Impresión gestionada: controlar para imprimir mejor.
Aunque la digitalización ha transformado nuestra forma de trabajar, la impresión continúa formando parte de la actividad diaria de muchas empresas.
El problema aparece cuando el parque de impresión crece sin una estrategia definida: diferentes modelos de equipos, consumibles que se solicitan cuando ya se han agotado, incidencias inesperadas, costes difíciles de conocer o dispositivos sobredimensionados para las necesidades reales de cada departamento.
La impresión gestionada permite centralizar la administración del parque de impresoras y multifuncionales para tener una visión global de su utilización.
¿Qué aspectos conviene controlar?
- Costes y volúmenes de impresión.
- Estado y rendimiento de los equipos.
- Consumo y reposición de consumibles.
- Seguridad y control de accesos.
- Dimensionamiento adecuado del parque de impresión.
El objetivo no es simplemente imprimir menos, sino imprimir de una forma más eficiente, evitando costes innecesarios y reduciendo las incidencias que afectan al trabajo diario.
2. Gestión documental: información accesible, organizada y segura.
¿Cuánto tiempo dedica tu equipo a buscar documentos?
Facturas, contratos, pedidos, expedientes, documentación técnica, archivos internos… La información empresarial crece constantemente y, cuando no existe una estructura adecuada para gestionarla, encontrar la versión correcta de un documento puede convertirse en una tarea mucho más complicada de lo necesario.
Una solución de gestión documental para empresas permite centralizar, clasificar y organizar la documentación para que las personas autorizadas puedan localizarla y utilizarla rápidamente.
Entre los aspectos fundamentales de una buena gestión documental encontramos:
- Clasificación y organización de documentos.
- Búsqueda y recuperación rápida de información.
- Control de versiones y modificaciones.
- Circuitos de revisión y aprobación.
- Archivo y conservación documental.
- Gestión de permisos y accesos.
Digitalizar documentos es solo el primer paso. El verdadero valor aparece cuando conseguimos que la información sea fácil de encontrar, compartir y gestionar de manera segura.
3. Ciberseguridad: proteger todos los puntos de acceso.
La transformación digital también ha ampliado la superficie que las empresas necesitan proteger.
Ordenadores, dispositivos móviles, servidores, correo electrónico, aplicaciones cloud, accesos remotos y usuarios forman parte de un ecosistema conectado que necesita una estrategia de ciberseguridad empresarial adecuada.
Y hay algo especialmente importante: la seguridad no depende únicamente de instalar un antivirus.
Una estrategia de protección debe contemplar diferentes capas:
- Protección de equipos y dispositivos.
- Control de accesos y permisos.
- Copias de seguridad.
- Actualizaciones y aplicación de parches.
- Protección frente a amenazas.
- Capacidad de detección y respuesta ante incidentes.
La pregunta ya no debería ser únicamente si nuestra empresa cuenta con herramientas de seguridad, sino si estamos protegiendo correctamente todos los puntos desde los que se puede acceder a nuestros sistemas y datos.
Porque cuanto mayor es nuestra dependencia de la tecnología, mayor importancia adquiere la protección de la información.
4. Servicios Cloud: trabajar desde cualquier lugar sin perder el control.
La nube ha cambiado profundamente la infraestructura tecnológica de las empresas.
Hoy podemos acceder a aplicaciones, archivos y herramientas corporativas desde diferentes dispositivos y ubicaciones, facilitando modelos de trabajo mucho más flexibles.
Sin embargo, adoptar servicios Cloud para empresas requiere algo más que trasladar aplicaciones o archivos a Internet.
Antes de elegir una solución conviene valorar cuestiones como:
- Acceso sencillo y seguro a la información.
- Escalabilidad según las necesidades de la empresa.
- Integración entre diferentes plataformas.
- Disponibilidad y continuidad del servicio.
- Gestión de usuarios y permisos.
- Control de costes y licencias.
Una infraestructura Cloud bien planteada permite adaptar los recursos tecnológicos al crecimiento y las necesidades reales de cada organización.
El objetivo es conseguir flexibilidad sin renunciar a la seguridad, el control y la disponibilidad de la información.
5. Automatización de procesos: menos tareas repetitivas, más tiempo para aportar valor.
¿Cuántas tareas realiza tu equipo cada semana de manera prácticamente idéntica?
Introducir información en diferentes sistemas, enviar notificaciones, revisar documentos, solicitar aprobaciones, realizar seguimientos o trasladar datos de una aplicación a otra son ejemplos habituales.
Individualmente pueden parecer tareas pequeñas. Sumadas a lo largo del año, pueden representar muchas horas de trabajo.
La automatización de procesos empresariales permite identificar esas tareas repetitivas y utilizar la tecnología para ejecutarlas o simplificarlas.
Algunos procesos en los que merece la pena poner el foco son:
- Tareas manuales y repetitivas.
- Procesos administrativos lentos.
- Revisiones y aprobaciones.
- Avisos y seguimientos.
- Introducción duplicada de información.
- Procesos con una elevada posibilidad de error humano.
Automatizar no significa eliminar la intervención de las personas.
Significa conseguir que las personas dediquen menos tiempo a tareas mecánicas y más tiempo a actividades donde realmente aportan valor.
6. Herramientas de colaboración: conectar personas, espacios e información.
Las formas de trabajar han cambiado.
Los equipos pueden encontrarse en diferentes oficinas, trabajar de manera híbrida o colaborar con clientes y proveedores situados a kilómetros de distancia.
En este contexto, disponer de buenas herramientas de colaboración empresarial resulta fundamental.
Pero colaborar no consiste simplemente en tener una aplicación de videoconferencia.
Un entorno de colaboración moderno puede integrar:
- Soluciones de videoconferencia.
- Pantallas interactivas.
- Herramientas para compartir contenidos en tiempo real.
- Plataformas de mensajería y comunicación.
- Integración entre dispositivos y aplicaciones.
- Tecnología para salas de reuniones y espacios híbridos.
Cuando las herramientas están correctamente integradas, la tecnología deja de convertirse en un obstáculo y permite que las reuniones y el trabajo conjunto sean más fluidos.
El objetivo es sencillo: conectar personas, información y espacios para trabajar mejor, independientemente de dónde se encuentre cada persona.
7. Cartelería y señalítica digital: comunicar también forma parte de la transformación digital
La digitalización no termina en el puesto de trabajo.
También está transformando la manera en la que las empresas muestran información a empleados, clientes y visitantes.
La cartelería digital o Digital Signage permite sustituir contenidos estáticos por comunicaciones dinámicas que pueden actualizarse y gestionarse de forma centralizada.
Pantallas profesionales, tótems digitales, sistemas multimedia y software de gestión de contenidos permiten mostrar información de forma más visual y flexible.
Algunos aspectos que conviene tener en cuenta son:
- Pantallas profesionales adecuadas al entorno.
- Tótems y soportes digitales.
- Software de gestión de contenidos.
- Reproductores multimedia.
- Gestión y actualización remota.
- Programación de contenidos.
Desde comunicaciones corporativas hasta información en recepciones, promociones, indicadores o señalización, las posibilidades son muy amplias.
La ventaja principal es poder mostrar el contenido adecuado, en el lugar adecuado y actualizarlo cuando sea necesario, sin depender constantemente de soportes físicos.
La tecnología funciona mejor cuando se entiende como un conjunto.
Impresión, documentos, seguridad, nube, automatización, colaboración y comunicación digital pueden parecer ámbitos independientes.
En realidad, cada vez están más relacionados.
Una empresa puede tener excelentes herramientas de colaboración, pero una estrategia de ciberseguridad insuficiente. Puede haber digitalizado miles de documentos, pero seguir perdiendo tiempo buscándolos. O puede disponer de numerosas aplicaciones y continuar realizando manualmente procesos que podrían automatizarse.
Por eso, más que incorporar tecnología de forma aislada, resulta importante analizar el entorno tecnológico de la empresa de manera global.
La pregunta no es cuánta tecnología tenemos.
La pregunta es si la tecnología que tenemos nos ayuda realmente a trabajar mejor.
¿Tiene tu empresa los 7 básicos tecnológicos cubiertos?
La vuelta a la rutina es un buen momento para comprobarlo.
No todas las organizaciones necesitan las mismas herramientas, el mismo nivel de servicio ni la misma infraestructura. El primer paso es analizar la situación actual, identificar puntos de mejora y establecer prioridades.
En Canon Gipuzkoa ayudamos a las empresas a abordar estos ámbitos desde una perspectiva global, buscando soluciones adaptadas a sus necesidades reales:
1. Impresión gestionada
2. Gestión documental
3. Ciberseguridad
4. Servicios Cloud
5. Automatización
6. Colaboración
7. Cartelería y señalética digital
Siete bloques diferentes con un mismo objetivo: conseguir empresas más ágiles, seguras, eficientes y conectadas.
¿Los tienes todos cubiertos?